ملخص كتاب "كيف تنجز جميع المهام"
فن الإنتاجية دون ضغوط
في هذا الكتاب :
" تأمل للحظة لما سيحدث لو كانت إدارتك الذاتية تحت السيطرة تماماً ، على كل المستويات و في كل الأوقات. ماذا لو كان لديك ذهن صاف تماماً ، و لا شيء يسحبك أو يدفعك لتكون أقل انتاجية ؟ ماذا لو استطعت أن تكرس ۱۰۰% من انتباهك لما هو بين يديك . و باختيارك و دون تشتت. "
إليك الطريقة قم بإنشاء نظام تثق فيه دماغ خارجي) ، التقط وقيد بكفاءة ، وضح ، و ذكر نفسك بكل ما تحتاج القيام به في الوقت الذي تحتاجه للقيام به.
إليك نظام Getting Things Done GTD إنجاز المهام و العادات الثلاث التي تساعدك على انجاح هذا النظام :
# الالتقاط ( التقييد ) :
" ليس هناك سبب لأن تملك نفس الفكرة مرتين ، إلا إذا أحببت تلك الفكرة ... أي شيء تعتبره غير منتهي و منجز بأي طريقة كانت يجب التقاطه و وضعه في نظام موثوق خارج دماغك ، أو ما أسميه أدوات الجمع و التي تعلم أنك ستعود لها بشكل دائم لتنظم أفكارك ."
* التلميح : فكر في فكرة أو قائمة مهام
- التصرف : التقط الفكرة أو العمل المطلوب في مفكرة صغيرة أو تطبيق في هاتفك الذكي لا يهم نوع الأداة التي تستخدمها. المهم هو سرعة التقاطك للعناصر والمواضيع التقط الأفكار والمهام في شكلها الغير مكتمل. ستقرر ماذا ستفعل بها في الخطوة القادمة المعالجة.
# المعالجة :
" يجب عليك أن تحدد بالضبط ما هي التزاماتك وتقرر ما عليك فعله ، إن كان هناك شيء ، لكي تحرز تقدماً في سبيل تحقيقه ... عليك أن
تستخدم عقلك لكي تخرج الأشياء من عقلك ."
* التلميح: تتلقى تنبيه من المفكرة اليومية في الساعة الرابعة عصراً
- التصرف : 1. افتح القائمة التي التقطتها في مفكرتك أو التطبيق ، انظر إلى واحدة من العناصر على حده ابدأ من الأعلى و اسأل نفسك: " هل على التصرف بشأنه عاجلاً ؟ " ..
2. إن كان لا : أضف ذلك العنصر إلى قائمة في يوم ما / ربما أو مجلد مرجعي.
إذا كان عديم الفائدة بالكامل ، احذفه ... إن كان نعم : حوله إلى الإجراء الملموس القادم ، حدد النتيجة وأضفها إلى قائمة المشروع لو تطلب أكثر من إجراء لانجازه. ثم أكمل الإجراء التالي في غضون دقيقتين أو أقل أو أنقله لمكان مناسب كالتالي :
اين أضع العناصر المعالجة ؟
* قائمة مرجعية
المكان : المفكرة أو تطبيق المفكرة عملية التفكير:
" قد تكون هذه الفكرة مفيدة يوماً ما لكنها ليست قابلة للتنفيذ في الوقت الحالي " سوف اضع جميع المستندات و الملفات المرجعية في مفكرة أو تطبيق مفكرة و أضع عليها علامة مميزة لكي أتمكن من الوصول إليها عند الحاجة.
* قائمة يوما ما / ربما
المكان: المفكرة أو تطبيق المفكرة عملية التفكير:
" قد أرغب في عمل هذا ، لكن ليس الآن.... أحب تذكيري به بشكل دوري." أمثلة ذلك قراءة بعض الكتب ، تجربة وصفة طبخ معينة ، مشاهدة فيلم وثائقي ، رحلة في نهاية الأسبوع ، البحث في إحدى مواقع الانترنت.
* جدول الأعمال (التقويم الزمني)
المكان : الجدول أو تطبيق تقويم عملية التفكير:
" على القيام بهذا في وقت معين و في يوم معين و إلا ستفوتني الفرصة. " ضع منبه للأشياء المحددة بوقت فقط و التي تريد متابعتها في المستقبل في تطبيق التقويم أو ساعة هاتفك الذكي.
* قائمة المتابعة
المكان: البريد الإلكتروني عملية التفكير:
" هذا الأمر ليس بيدي ، لكن يجب على متابعته في أقرب وقت."
أرسل رسالة بريد إلكتروني مستقبلية لنفسك لتذكرك بالأشياء التي عليك متابعتها.
* قائمة الإجراء التالي
المكان: تطبيق منبه عملية التفكير:
" ليس محدد بوقت معين لكن يجب إنجازه في أسرع وقت ممكن (في السياق المناسب) "
صيغة البند إجراء
- موضوع تفاصيل. قم بإنشاء قوائم منفصلة السياقات متنوعة قائمة المنزل ، قائمة المكتب ، قائمة المتجر.
* قائمة المشاريع
المكان : تطبيق منبه عملية التفكير:
" هذه نتيجة بحاجة لإجراءات كثيرة من أجل إنجازها و لا أريد نسيانها "
مشروع = شيء بحاجة لإجراءات كثيرة لإنجازه في غضون سنة أو أقل.
ملحوظة : لا تقضي أكثر من دقيقتين على أي بند ، وضح أو أكمل كل عنصر في غضون دقيقتين أو أقل.
# المراجعة :
" كلما كان النظام مكتمل ، كلما زادت ثقتك به و كلما زادت ثقتك به ، كلما كنت أكثر عزماً على إبقاءه ".
ا* لتلميح : تتلقى تنبيه أسبوعي من جدول الأعمال التقويم الزمني في الساعة الثالثة عصراً من كل يوم جمعة
- التصرف:
1. أقضي خمس دقائق في كتابة رؤية للثلاث أو الخمس سنوات القادمة: " كيف سيبدو يوم عادي لثلاث إلى خمس سنوات من الآن؟ "
2. راجع قائمة المشاريع وأزل المشاريع المكتملة أو غير الضرورية ، ثم رتب حسب الأولوية أهم ثلاثة مشاريع.
3 . راجع قائمة الإجراء التالي
- أزل الإجراءات المكتملة أو الغير ضرورية ، بعدها رتب حسب الأولوية أهم عشرة إجراءات.
